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如何成为一名合格的物业管理部主任

物业管理公司的成功与否与物业管理办公室主任的工作水平密切相关,因为物业管理公司必须在几个特定的领域管理好物业,才能称之为物业管理公司。直接参与这些具体领域管理的负责人是管理办公室主任。要成为物业管理办公室主任,除了必备的身体素质和良好的文化知识外,还必须具备以下九种能力。

1、良好的法律、法规和依法履约的意识

作为物业管理处主任来说,必须全面掌握国家颁布并实施的法律、法规以及地方政府的一些实施细则,如《物业管理条列 》、《住宅室内装饰、装修管理办法 》、《物业收费管理办法 》、《贯彻落实全国物业管理条件的实施意见 》等一系列指令性文件。

只有熟练掌握了这些法律、法规,才能使物业管理工作有条不紊地展开;同时,物业管理处主任也必须掌握物业管理公司与开发商签订的《 前期物业服务合同 》 、与业主签订的 《前期物业管理服务协议 》或与业委会签订的《 物业服务合同 》,明确掌握合同内所规定的权利和义务,以及收费标准、期限、时间等一系列条款,这样才便于今后开展各项物业实务操作。

2、良好的沟通能力

目前宁波市的一些住宅物业管理要正常面对社会方方面面的监督和检查,如街道、社区、派出所、房管处、规划局,以及城管、交警、消防、环保、绿化等部门。所有这些公共关系都需要物业管理处主任必须具备一定的亲和力,以沟通协调各方面关系的能力。

即便是一方面关系的僵化,都会产生各种各样的后果,给物业管理处的正常运作带来麻烦,而物业管理处主任与广大业主和员工的及时沟通,则更有利于化解各种矛盾、解决各类问题、树立管理处主任的威信,便于物业管理各项工作的顺利开展。

3、优秀的品德、良好的敬业精神

“满足广大业主服务需求”应视作一个管理处主任的最高目标。就目前现状来说,物业管理主任应该是一个苦差事,不仅要具备良好的素质,而且还必须要有敬业奉献精神,要有吃苦在前、享受在后、“先天下之忧而忧”的精神。

要使物业日常管理能够正常运作,还需要考虑和预见本管理处所辖范围内的人和事,防患于未燃,这就需要一个物业管理主任全身心投入,例如手机必须保证 24 小时开机;遇到突发的紧急事件而下属不能处理时,物业管理处主任不管风吹雨打,必须赶到现场亲自处理。

4、良好的组织协调能力

一个物业管理处必是一个团队,其人员包括管理员、核算员、保安人员、维修人员、清卫工。一个物业管理处少则十几个人,多则上百个人,要把这些来自五湖四海的性格、喜好、文化层次均不同的员工,揉合成一个理念一致、步伐一致、全心全意为广大业主服务的团队,需要管理处主任付出极大的心血来精心浇铸。如果没有一定的组织协调能力,那么结果是可想而知的。

5、利用物业管理平台的经营意识

对于住宅物业管理来说,普遍处于微利、保本或亏损状态(在5年以上的住宅物业小区管理中表现得尤为突出)。同时,物业收费标准及收费率普遍不高,广大业主还普遍存在着“房子是我买的,物业不是我选的,交不交费与我无关”的观点,甚至对服务要求无限多,一旦发现某些物业服务瑕疵或者是房地产开发商遗留的质量问题,均认定为物业服务不到位,从而拒付物业费。

因此,作为一个物业管理处主任,如果没有良好的经营头脑,那么这个管理处的盈利水平将是大打折扣的,因运行不当而导致的亏损是难以挽回的。管理处主任必须要用好、用足政策给予管理处的经营平台,来弥补物业管理处收费标准低、收费率普遍不高的欠缺。

6、必备的本、费、税、利观念

作为一个包干制的物业管理公司,除了要取得良好的社会效益外,盈利应该是企业所追求的主要目标之一,而一个管理处经常运营的用工成本、服装费、保安用具、保洁工具、办公经费以及水、电费、税金等一系列开支也是必不可少的,如何有效用足、用好成本,真正做到“少花钱、多办事、办好事”是有很大学问的,这就要求管理处主任具备一定的财务知识,合理、有效地运用各种手段,控制好本、费、税、利,才能使物业管理处有一定的回报,才有条件改善员工的福利水平,这样才能留住人,使管理处工作高效运行。

7、对现有物业结构、环境、绿化、设施设备管网走向的了解程度

对于物业基本面的了解,作为一个管理处主任是必须具备的,为此就要求管理处必须参与到该物业的前期介入工作中。介入工作认真细致与否,在今后的正常管理中会有很明显的反映,尤其管理处主任是对开发商设计理念的了解更为今后的外立面装修尺度有很好的把握。

第一,对物业结构的了解,便于直接参与制定装修管理制度以及装修管理难点的排解;

第二,对运行环境的了解,对内部环境的熟悉,便于合理安排员工,节约成本开支;

第三,对绿化的了解程度,便于参与绿化管理及决策;

第四,对于设备、设施的了解,便于制定一年一度的维修计划,研究如何节约维修资金、科学合理安排维保时间,使有限的设备、设施最大限度地有效利用;

第五,对于管网走向的了解,便于开展各种应急抢修工作,避免因管网故障给广大业主带来诸多不便,排解纠纷,赢得良好口碑。

8、运用各种有效手段,充分调动广大员工主观能动性的能力

面对十几或上百名员工,能不能充分调动他们的主观能动性是一个管理处主任所必备的能力之一。

一个管理处除了必要的职责分工及制度管理以外,广大员工的主观能动性发挥的优劣,很能体现管理处主任的管理水平高低。如应对突击检查时的合作精神;

每个员工以管理处为家的敬业精神;奖罚措施的贯彻落实;员工发生临时碰到的困难互帮互助精神;

公开、公平的末位淘汰制建立和运作;

首问责任制在员工日常工作中贯彻落实等方面。管理处主任要有效运用各种管理手段,来保证管理处始终保持是一支高效、精干、能应对各种突击检查与考核,拉得出、打得响的团队,这也是管理处主任管理水平的最好体现之一。

9、处理各类突发事件的应变能力

这是考验一个管理处主任是否具备很好的应变处事能力,能否使物业损失降到最低。而所有这些结果,均是事后进行分析比较得出的。为此,管理处主任就必须具有相应的素质、广博的知识,并且办事果断,否则所造成后果将会比预见的还要严重。

综上所述,物业管理处主任必须要具备以上诸方面的素质,工作起来才会得心应手,不会越干越累,同时也会为物业管理公司今后的发展打下坚实的基础。“合和社区计划”借助汇法信用生态圈为物业公司赋能,致力于打造和谐社区物业服务平台 ,破除物业行业发展过程中遇到的瓶颈,有效提升业主满意度,促进物业行业健康快速发展。

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